Migracja danych, marki i systemów firmy Venetto do VipVendo – studium przypadku transformacji cyfrowej

Przenoszenie danych z wFirma

Pierwszym krokiem praktycznym była migracja danych z wFirma, czyli popularnego systemu księgowo-magazynowego używanego przez Venetto. System wFirma zawierał historię faktur, listę produktów oraz bazę kontrahentów, dlatego stanowił fundament informacji o biznesie. Rozpoczęliśmy od wykonania pełnego eksportu danych z konta Venetto w wFirma – w tym:
• Bazy kontrahentów (dane klientów i dostawców zapisane w CRM wFirma).
• Katalogu towarów i usług (wszystkie produkty sprzedawane przez Veneto wraz z cenami i stanami magazynowymi).
• Historia sprzedaży (faktury, paragony) – zachowana w archiwum dla celów dokumentacyjnych.

Ponieważ spółka VipVendo dopiero rozpoczynała działalność, zdecydowaliśmy się założyć dla niej odrębne konto w systemie W-Firma. Dzięki temu księgowość nowej spółki zaczyna się z czystym kontem, a jednocześnie mogliśmy zaimportować istotne dane (kartotekę produktów i listę kontrahentów) do nowego systemu. Dokumenty wystawione jeszcze przez Veneto pozostały na starym koncie (do wglądu w razie potrzeby), natomiast wszystkie nowe transakcje są już rejestrowane na koncie VipVendo.

Przenoszenie danych z wFirma nie obyło się bez wyzwań. Musieliśmy zadbać o zgodność formatów plików – eksporty z wFirma zaimportowaliśmy do nowego systemu, upewniając się, że pola takie jak NIP, adresy czy kody produktów są poprawnie przypisane. Pojawiła się kwestia numeracji dokumentów – nie przenosiliśmy ciągłości numeracji faktur, więc od nowego roku skonfigurowaliśmy własne serie numeracyjne dla dokumentów VipVendo. Po imporcie danych wykonaliśmy testowe wystawienie kilku dokumentów sprzedaży, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo.

Migracja bazy kontrahentów

Równolegle z danymi księgowymi odbyła się migracja kontrahentów – czyli wszystkich klientów i partnerów biznesowych Veneto – do nowych struktur VipVendo. W praktyce część tej pracy została wykonana już przy eksporcie z wFirma (gdzie znajdowała się baza kontrahentów), ale zależało nam na czymś więcej niż tylko przeniesieniu danych kontaktowych. Chodziło o zachowanie relacji z klientami i płynne poinformowanie ich o zmianie podmiotu obsługującego.

Najpierw dokonaliśmy przeglądu i czyszczenia bazy danych kontrahentów. Wieloletnia działalność Venetto oznaczała, że w systemie istniały setki rekordów klientów – aktywnych i nieaktywnych. Uporządkowaliśmy tę listę, usuwając duplikaty i weryfikując aktualność informacji (np. czy adresy e-mail i numery telefonów są nadal prawidłowe). Następnie, po imporcie listy klientów do nowego systemu VipVendo, przygotowaliśmy wspólnie z VipVendo wiadomość e-mail do kontrahentów, w której:
• Wyjaśniliśmy powód zmiany (marka Veneto stała się częścią VipVendo) i zapewniliśmy o ciągłości współpracy – warunki handlowe oraz opieka dla klienta pozostają bez zmian.
• Wskazaliśmy korzyści – np. poszerzony asortyment, lepsze ceny czy usprawnienia w obsłudze zamówień dzięki nowym systemom.
• Zapewniliśmy o płynności operacyjnej – nowy sklep internetowy i integracja Allegro będą dla nich tak samo (a nawet bardziej) wygodne jak dotychczas.

Takie proaktywne podejście pomogło utrzymać zaufanie klientów. Od strony technicznej, migracja kontrahentów oznaczała również zsynchronizowanie danych w różnych systemach: np. jeśli duży klient miał indywidualne warunki cenowe w sklepie Veneto, zadbaliśmy, by zostały odzwierciedlone w nowym sklepie VipVendo. Kontom stałych klientów w sklepie internetowym zapewniliśmy płynne przejście – przenieśliśmy ich dane do nowego systemu, resetując hasła dla bezpieczeństwa i umożliwiając szybkie ponowne aktywowanie kont.

Konfiguracja Apilo i integracja Allegro

Jednym z najważniejszych kanałów sprzedaży Venetto było Allegro, z którym konto firmy było zintegrowane za pomocą platformy Apilo. Apilo to system umożliwiający zaawansowaną integrację pomiędzy sklepem internetowym a Allegro – pozwala zarządzać aukcjami, synchronizować stany magazynowe i obsługiwać zamówienia z różnych kanałów w jednym miejscu. Dla spółki VipVendo zależało nam, aby zachować dotychczasową obecność na Allegro (gdzie marka Venetto miała dobrą reputację i widoczność), ale jednocześnie powiązać ją z nowym zapleczem systemowym.

Skorzystaliśmy z funkcji Apilo pozwalającej przenieść istniejące oferty Allegro na nowe konto, co umożliwiło w kilkanaście minut odtworzenie pełnej oferty produktów VipVendo na Allegro – bez mozolnego wystawiania od zera. Następnie skonfigurowaliśmy od nowa integrację Apilo: dodaliśmy do Apilo nowe konto Allegro VipVendo oraz podpięliśmy sklep internetowy VipVendo, ustawiliśmy synchronizację stanów magazynowych między sklepem a Allegro, automatyczne pobieranie zamówień i płatności, a także poprawne mapowanie form dostawy oraz statusów zamówień.

Przeprowadziliśmy serię testowych transakcji w sklepie i na Allegro – w ich trakcie wyłapaliśmy drobne rozbieżności w ustawieniach (np. formatów danych), które szybko skorygowaliśmy. Ostatecznie integracja Allegro działała sprawnie – zespół VipVendo mógł z poziomu Apilo zarządzać sprzedażą wielokanałową równie efektywnie, zyskując nawet dodatkowe funkcje usprawniające pracę.

Zmiana dostawcy płatności

Ostatnim istotnym elementem technicznej układanki była zmiana dostawcy płatności online w sklepie internetowym. Poprzednio sklep Veneto korzystał z Przelewy24 jako bramki płatniczej. Ze względu na zmianę spółki (i konieczność nowej umowy) postanowiliśmy jednak wdrożyć Tpay – dostawcę oferującego konkurencyjne prowizje i wiele metod płatności (przelewy bankowe, BLIK, karty itp.).

Najpierw VipVendo musiało zawrzeć umowę z Tpay i przejść weryfikację – po dopełnieniu formalności uzyskaliśmy aktywne konto sprzedawcy, więc przystąpiliśmy do integracji technicznej (wprowadzenie ID sprzedawcy, kluczy API, adresów powiadomień w konfiguracji sklepu). Następnie przeprowadziliśmy testowe transakcje, sprawdzając czy klient po złożeniu zamówienia jest poprawnie kierowany na bramkę Tpay, czy po opłaceniu zamówienie automatycznie zmienia status na opłacone (co wyzwala wystawienie faktury w wFirma) oraz czy różne metody płatności (BLIK, karta, przelew) działają bezbłędnie. Wszystkie próby wypadły pomyślnie.

Płatności na Allegro pozostały obsługiwane przez Allegro Finanse, więc zmiana dotyczyła wyłącznie transakcji w sklepie internetowym VipVendo. Ten element zamknął etap migracji systemów – wszystkie kanały sprzedaży i obsługi klienta zostały scalone pod nowym podmiotem.

Podsumowanie

Po pomyślnym zakończeniu testów integracyjnych i wdrożeniu wszystkich usług pod nowym szyldem, projekt migracji Veneto do VipVendo zakończył się sukcesem – marka Venetto płynnie przeniknęła w strukturę VipVendo, zachowując ciągłość biznesu i relacji z klientami. Udało się przenieść wszystkie kluczowe dane i zintegrować systemy (od wFirma po Allegro i płatności) w stosunkowo krótkim czasie. Takie przedsięwzięcie wymaga jednak nie tylko umiejętności technicznych, ale też koordynacji i zrozumienia potrzeb ludzi – zarówno pracowników, jak i klientów.

Na koniec nasuwa się refleksja na temat znaczenia dobrze zaplanowanej transformacji cyfrowej. W przypadku VipVendo korzyści z migracji są wymierne: usprawniona obsługa zamówień, lepsza kontrola nad sprzedażą wielokanałową, a przede wszystkim ujednolicenie wizerunku firmy pod jedną silną marką. Gdyby jednak zabrakło planowania i dbałości o szczegóły, migracja mogłaby skończyć się utratą części danych lub zaufania klientów. Nasza historia pokazuje, że inwestycja czasu w analizę i przygotowanie, testowanie rozwiązań przed wdrożeniem oraz otwarta komunikacja z zespołem i kontrahentami procentują bezproblemowym przejściem przez zmiany.

Migracja systemów i danych to niełatwe zadanie, ale z odpowiednim podejściem staje się okazją do rozwoju. VipVendo dziś może sprawniej obsługiwać swoich klientów i planować dalszy wzrost, a doświadczenie z tej operacji stało się cenną lekcją zarówno dla nas, jak i dla całej firmy. Transformacja cyfrowa dobrze zaplanowana to fundament sukcesu w nowoczesnym biznesie – studium przypadku Veneto/VipVendo jest tego najlepszym potwierdzeniem.